POLITYKA PRYWATNOŚCI – GALAXYNET SP. Z O.O.
(dla klientów indywidualnych / B2C)
I. Postanowienia ogólne
1. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych:
• Użytkowników serwisu internetowego: https://www.galaxynet.pl (dalej: „Serwis”),
• Klientów – osób fizycznych, zawierających z GalaxyNet Sp. z o.o. umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych (dostęp do Internetu, telewizji, telefonii) na potrzeby własne, niezwiązane z działalnością gospodarczą (dalej: „Klienci indywidualni”).
2. Administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest GalaxyNet Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Głuszca 18A, 02-859 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001102147, NIP: 9512594941, REGON: 528442864, e-mail: biuro@galaxynet.pl tel.: +48 22 102 80 00.
3. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pisemnie na adres siedziby, e-mailem na wskazane adresy lub telefonicznie. W przypadku wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (IOD), dane kontaktowe do IOD zostaną podane w Serwisie lub na żądanie.
4. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych:
• Użytkowników Serwisu (odwiedzających stronę, korzystających z formularzy kontaktowych, zamawiających usługi online),
• Klientów indywidualnych (Abonentów) oraz osób wskazanych w umowach (np. osoby kontaktowe, domownicy upoważnione do kontaktu).
II. Kategorie osób, których dane dotyczą, i rodzaje danych
1. Użytkownicy Serwisu:
• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko,
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu,
• dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, czasie i zakresie aktywności w Serwisie,
• dane z formularzy kontaktowych i zamówień (treść wiadomości, wybrana oferta, adres instalacji).
2. Klienci indywidualni (Abonenci):
• dane identyfikacyjne: imię(-iona) i nazwisko, w zakresie niezbędnym – data urodzenia,
• dane kontaktowe: adres zamieszkania / korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail,
• dane umowne i rozliczeniowe: numer umowy, wybrane usługi, taryfy, opcje, dane płatnicze (w tym numer rachunku bankowego), historia płatności i zadłużeń,
• dane techniczne i usługowe: adres instalacji, identyfikator łącza, dane o wykorzystaniu usług (np. zużycie transferu, dane sesji),
• dane reklamacyjne i zgłoszeniowe: treść reklamacji, zgłoszeń, notatki z rozmów z Konsultantami,
• dane marketingowe: preferencje, zgody na kontakt marketingowy, historia kampanii.
3. Dane transmisyjne i techniczne (dane o ruchu telekomunikacyjnym):
• dane niezbędne do naliczania opłat, rozliczeń i obsługi reklamacji,
• dane podlegające obowiązkowi retencji na podstawie przepisów Prawa komunikacji elektronicznej (dalej: „PKE”).
4. Administrator co do zasady nie zbiera danych szczególnych kategorii. Jeśli takie dane zostaną podane dobrowolnie (np. w reklamacji), przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia sprawy i na podstawie odrębnej zgody lub innych podstaw prawnych RODO.
III. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
1. Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych (obsługa zamówień, aktywacja usług, świadczenie dostępu do Internetu, telewizji, telefonii, rozliczenia, fakturowanie, windykacja):
• podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• w zakresie wymaganym przepisami prawa (faktury, księgi rachunkowe): art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o VAT i ustawą o rachunkowości.
2. Realizacja obowiązków prawnych Administratora jako przedsiębiorcy telekomunikacyjnego, w tym:
• rejestracja i przechowywanie danych o wykonanych usługach telekomunikacyjnych (retencja danych),
• udostępnianie danych uprawnionym organom na podstawie PKE i innych przepisów,
• prowadzenie rejestrów abonentów, obsługa zgód na umieszczenie w spisach abonentów i biurze numerów:
• podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z PKE i przepisami wykonawczymi.
3. Obsługa reklamacji, zgłoszeń i zapytań Klientów:
• podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne w zakresie rozpatrywania reklamacji).
4. Marketing bezpośredni własnych usług telekomunikacyjnych (kontakt telefoniczny, e-mail, SMS, powiadomienia), pod warunkiem uzyskania zgody lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, z poszanowaniem prawa do sprzeciwu:
• w przypadku zgody: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 398 PKE,
• w przypadku marketingu własnych podobnych usług bez zgody: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z możliwością wniesienia sprzeciwu.
5. Prowadzenie statystyk, analiz i raportów na potrzeby poprawy jakości usług, planowania rozwoju sieci, optymalizacji Serwisu:
• podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora),
• dane są w miarę możliwości anonimizowane lub agregowane.
6. Zabezpieczenie roszczeń i obrona przed roszczeniami (windykacja, postępowania sądowe i egzekucyjne):
• podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
7. Obsługa Serwisu internetowego (bezpieczeństwo, stabilność, zapobieganie nadużyciom, zapamiętywanie preferencji, ciasteczka):
• podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO w przypadku ciasteczek marketingowych i analitycznych wymagających zgody.
IV. Odbiorcy danych osobowych
Administrator może udostępniać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:
1. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora (procesorzy), w tym:
• dostawcy usług hostingowych i utrzymania Serwisu,
• dostawcy systemów CRM, bilingowych, fakturowania, windykacji,
• firmy obsługujące call center i obsługę Klienta,
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, audytowe,
• dostawcy narzędzi marketingowych i analitycznych (platformy e-mail, SMS, analityka internetowa).
2. Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w tym:
• organy państwowe i samorządowe (np. Urząd Komunikacji Elektronicznej, organy ścigania, sądy) – w zakresie i na zasadach określonych w PKE i innych przepisach,
• podmioty obsługujące spisy abonentów i biuro numerów – w przypadku wyrażenia zgody przez Abonenta.
3. Partnerzy techniczni i infrastrukturalni – wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.
4. Inne podmioty – wyłącznie za wyraźną, dobrowolną zgodą Użytkownika/Klienta, jeśli taka zgoda jest wymagana przepisami.
Administrator nie sprzedaje danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.
V. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celów, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, w szczególności:
1. Dane umowne i rozliczeniowe Klientów indywidualnych:
• przez okres obowiązywania umowy,
• po zakończeniu umowy – przez okres niezbędny do rozliczenia stron, w tym:
– do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy (co do zasady 3 lata dla świadczeń okresowych i związanych z działalnością gospodarczą; 6 lat dla innych roszczeń),
– w zakresie faktur i dokumentów księgowych – przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
2. Dane transmisyjne i dane o ruchu telekomunikacyjnym:
• przez okres 12 miesięcy od dnia połączenia lub nieudanej próby połączenia, zgodnie z art. 47 PKE,
• w przypadku wniesienia reklamacji – przez okres niezbędny do rozstrzygnięcia sporu,
• po upływie tych okresów dane są niszczone, z wyjątkiem danych zabezpieczonych na podstawie odrębnych przepisów.
3. Dane reklamacyjne i zgłoszeniowe:
• przez okres niezbędny do rozpatrzenia reklamacji/zgłoszenia,
• następnie przez okres przedawnienia roszczeń związanych z daną sprawą (zazwyczaj 3 lata).
4. Dane marketingowe:
• do momentu cofnięcia zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu,
• nie dłużej niż przez okres wskazany w treści zgody,
• w przypadku marketingu na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do momentu wniesienia sprzeciwu lub ustania podstawy przetwarzania.
5. Dane Użytkowników Serwisu (formularze kontaktowe, zamówienia online):
• przez okres niezbędny do obsługi zapytania/zamówienia,
• następnie przez okres przedawnienia roszczeń (zazwyczaj 3 lata), chyba że przepisy szczególne wymagają dłuższego przechowywania.
6. Dane z plików cookies i logów serwera:
• przez okres wskazany w Polityce Cookies,
• dane agregowane i statystyczne mogą być przechowywane dłużej, w formie uniemożliwiającej identyfikację osoby.
VI. Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z RODO, każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
1. Dostępu do danych (art. 15 RODO),
2. Sprostowania danych (art. 16 RODO),
3. Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w sytuacjach z art. 17 RODO,
4. Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
5. Przenoszenia danych (art. 20 RODO),
6. Sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadku art. 6 ust. 1 lit. f RODO i marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO),
7. Cofnięcia zgody – w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO),
8. Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Aby skorzystać z powyższych praw, należy skierować pisemne żądanie na adres siedziby Administratora lub wiadomość e-mail na adres: biuro@galaxynet.pl. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje w celu weryfikacji tożsamości.
VII. Obowiązek podania danych i konsekwencje niepodania
1. Podanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych (imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, dane identyfikacyjne) jest wymogiem umownym i ustawowym. Niepodanie tych danych uniemożliwi zawarcie umowy lub prawidłowe świadczenie usług.
2. Podanie danych w celach marketingowych (np. zgoda na kontakt telefoniczny, e-mail) jest dobrowolne. Brak zgody nie wpływa na możliwość zawarcia umowy i korzystania z usług, z zastrzeżeniem marketingu własnych podobnych usług, który może być realizowany na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, z możliwością wniesienia sprzeciwu.
3. W przypadku formularzy w Serwisie pola oznaczone jako wymagane są niezbędne do obsługi zapytania/zamówienia. Niepodanie danych w tych polach może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub realizację usługi.
VIII. Pliki cookies i podobne technologie
1. Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w celach:
• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu (cookies niezbędne),
• zapamiętania preferencji Użytkownika,
• analizy ruchu i statystyk (cookies analityczne),
• realizacji działań marketingowych (cookies marketingowe).
2. Szczegółowe informacje o rodzajach stosowanych plików cookies, celach ich użycia, okresie przechowywania oraz sposobach zarządzania ustawieniami cookies zawiera Polityka Cookies, dostępna pod adresem: [link do Polityki Cookies].
3. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić ustawienia przeglądarki w zakresie cookies, w tym wyłączyć ich zapisywanie. Może to jednak wpłynąć na funkcjonalność Serwisu.
IX. Bezpieczeństwo danych osobowych
1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym:
• zabezpieczenia systemów informatycznych (zapory, szyfrowanie, kontrola dostępu),
• procedury wewnętrzne i polityki bezpieczeństwa,
• szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych,
• umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami zewnętrznymi, zawierające zobowiązania do zachowania poufności i bezpieczeństwa.
2. Dane transmisyjne i dane o ruchu telekomunikacyjnym są przechowywane i zabezpieczane zgodnie z wymogami PKE i przepisami wykonawczymi, w tym z obowiązkiem przechowywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
3. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator niezwłocznie podejmuje działania wymagane przepisami RODO, w tym – w stosownych przypadkach – powiadamia Prezesa UODO oraz informuje osoby, których dane dotyczą.
X. Transfer danych poza EOG
1. Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
2. W przypadku korzystania z usług podmiotów mających siedzibę poza EOG (np. dostawcy narzędzi analitycznych, marketingowych, chmury obliczeniowej), Administrator zapewnia odpowiednie zabezpieczenia prawne, w tym:
• decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni poziom ochrony,
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
• inne mechanizmy przewidziane w RODO.
3. Więcej informacji na temat transferu danych poza EOG można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
XI. Zmiany w Polityce Prywatności
1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności, w szczególności w razie:
• zmian przepisów prawa (RODO, PKE, inne),
• zmian w sposobie funkcjonowania Serwisu lub usług,
• zmian organizacyjnych u Administratora.
2. O wszelkich zmianach Użytkownicy i Klienci będą informowani poprzez opublikowanie nowej wersji Polityki w Serwisie, z podaniem daty wejścia w życie. W przypadku istotnych zmian mogących wpływać na prawa osób, których dane dotyczą, Administrator może dodatkowo poinformować o nich w inny sposób (np. e-mail, komunikat w Serwisie).
3. Zaleca się regularne sprawdzanie Polityki Prywatności w Serwisie.
XII. Kontakt z Administratorem
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w tym w celu realizacji praw opisanych w pkt VI, prosimy o kontakt:
• pocztą tradycyjną:
GalaxyNet Sp. z o.o.
ul. Głuszca 18A
02-859 Warszawa
z dopiskiem: „Inspektor Ochrony Danych / Administracja danych osobowych”
• e-mailem: biuro@galaxynet.pl
• telefonicznie: +48 22 102 80 00 (Biuro Obsługi Klienta)